Automação de fluxo de trabalho em termos práticos
O ponto de partida útil é uma rotina que sua equipe pode explicar. A automação então cuida das etapas previsíveis e registra o que aconteceu.
A automação de fluxo de trabalho usa software para completar ou encaminhar etapas definidas em um processo, deixando decisões baseadas em julgamento com as pessoas certas.
Um fluxo de trabalho precisa de um caminho claro
Escreva o que inicia o trabalho, quais etapas seguem e o que conta como concluído. Inclua os pontos onde alguém deve tomar uma decisão.
Por exemplo, uma solicitação de equipamento pode ir para um gerente para aprovação. Uma solicitação aprovada pode então passar para compras, enquanto uma solicitação rejeitada retorna para a pessoa que a enviou.
Mantenha exceções visíveis
A automação funciona melhor quando o caminho normal é claro. O trabalho real ainda inclui informações faltando, solicitações incomuns e decisões que precisam de contexto.
Dê a esses casos um responsável em vez de forçá-los através de uma regra que não se encaixa. Um fluxo de trabalho automatizado útil torna o trabalho rotineiro mais rápido sem esconder os momentos em que uma pessoa precisa intervir.
Termos de automação de fluxo de trabalho
- Fluxo de trabalho
- Uma sequência de etapas que move uma tarefa ou registro em direção a um resultado.
- Gatilho
- O evento que inicia uma ação automatizada ou fluxo de trabalho.
- Transferência
- O ponto onde o trabalho passa para outra pessoa, equipe ou sistema.
Bons pontos de partida
Solicitações repetidas
Encaminhe uma solicitação padrão para a pessoa certa e registre seu status.
Aprovações claras
Envie uma decisão para um revisor designado quando uma condição definida for atendida.
Atualizações rotineiras
Mantenha um registro atualizado após um evento conhecido sem copiar dados manualmente.
Perguntas sobre automação de fluxo de trabalho
Não. Um fluxo de trabalho pode automatizar ações rotineiras e ainda pausar para aprovação, revisão ou outra decisão que precisa de julgamento humano.
Escolha um processo repetido com etapas claras, um responsável conhecido e um resultado que você pode verificar. Solicitações, aprovações e atualizações de status frequentemente têm essa forma.
A automação de fluxo de trabalho coordena etapas e transferências através de um processo. A automação robótica de processos se concentra em um bot de software executando uma tarefa repetitiva específica em um ou mais aplicativos.
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