実践的なワークフロー自動化
有用な出発点は、チームが説明できる日常業務です。自動化は予測可能なステップを処理し、何が起こったかを記録します。
ワークフロー自動化は、ソフトウェアを使用してプロセス内の定義されたステップを完了またはルーティングしながら、判断に基づく意思決定は適切な人に委ねます。
ワークフローには明確な経路が必要
作業を開始するもの、続くステップ、完了とみなされるものを書き出します。誰かが決定を下さなければならない地点も含めます。
たとえば、機器の依頼は承認のためにマネージャーに送られます。承認された依頼は購買部門に移り、却下された依頼は提出者に戻ります。
例外を可視化する
自動化は通常の経路が明確なときに最も効果的です。実際の業務には、情報の欠落、通常とは異なる依頼、文脈が必要な決定が依然として含まれます。
そのようなケースには、適合しないルールを通して無理に進めるのではなく、担当者を割り当てます。有用な自動化されたワークフローは、人が介入する必要がある瞬間を隠すことなく、定型業務を迅速化します。
ワークフロー自動化の用語
- ワークフロー
- タスクや記録を成果に向けて進める一連のステップ。
- トリガー
- 自動化されたアクションやワークフローを開始するイベント。
- ハンドオフ
- 作業が別の人、チーム、またはシステムに移る地点。
適切な開始点
繰り返される依頼
標準的な依頼を適切な担当者にルーティングし、そのステータスを記録します。
明確な承認
定義された条件が満たされたときに、指定されたレビュアーに決定を送信します。
定型的な更新
既知のイベントの後、手作業でデータをコピーすることなく記録を最新の状態に保ちます。
ワークフロー自動化に関する質問
いいえ。ワークフローは定型的なアクションを自動化しながら、承認、レビュー、または人の判断が必要な別の決定のために一時停止することができます。
明確なステップ、既知の担当者、確認可能な成果を持つ繰り返しプロセスを選びます。依頼、承認、ステータス更新は多くの場合その形を持っています。
ワークフロー自動化はプロセス全体のステップとハンドオフを調整します。ロボティックプロセスオートメーションは、1つまたは複数のアプリケーションで特定の反復的なタスクを実行するソフトウェアボットに焦点を当てています。
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