Workflow-Automatisierung in praktischen Begriffen
Der nützliche Ausgangspunkt ist eine Routine, die Ihr Team erklären kann. Die Automatisierung übernimmt dann die vorhersehbaren Schritte und erfasst, was passiert ist.
Workflow-Automatisierung nutzt Software, um definierte Schritte in einem Prozess abzuschließen oder weiterzuleiten, während urteilsbasierte Entscheidungen bei den richtigen Personen bleiben.
Ein Workflow braucht einen klaren Pfad
Schreiben Sie auf, was die Arbeit startet, welche Schritte folgen und was als abgeschlossen gilt. Berücksichtigen Sie die Punkte, an denen jemand eine Entscheidung treffen muss.
Zum Beispiel kann eine Geräteanfrage zur Genehmigung an einen Manager gehen. Eine genehmigte Anfrage kann dann an den Einkauf weitergeleitet werden, während eine abgelehnte Anfrage an die Person zurückgeht, die sie eingereicht hat.
Halten Sie Ausnahmen sichtbar
Automatisierung funktioniert am besten, wenn der normale Weg klar ist. Echte Arbeit umfasst immer noch fehlende Informationen, ungewöhnliche Anfragen und Entscheidungen, die Kontext benötigen.
Geben Sie diesen Fällen einen Verantwortlichen, anstatt sie durch eine Regel zu zwingen, die nicht passt. Ein nützlicher automatisierter Workflow macht Routinearbeit schneller, ohne die Momente zu verbergen, in denen eine Person eingreifen muss.
Begriffe zur Workflow-Automatisierung
- Workflow
- Eine Abfolge von Schritten, die eine Aufgabe oder einen Datensatz zu einem Ergebnis führt.
- Trigger
- Das Ereignis, das eine automatisierte Aktion oder einen Workflow startet.
- Handoff
- Der Punkt, an dem Arbeit an eine andere Person, ein Team oder ein System übergeben wird.
Gute Ausgangspunkte
Wiederholte Anfragen
Leiten Sie eine Standardanfrage an die richtige Person weiter und erfassen Sie ihren Status.
Klare Genehmigungen
Senden Sie eine Entscheidung an einen benannten Prüfer, wenn eine definierte Bedingung erfüllt ist.
Routinemäßige Aktualisierungen
Halten Sie einen Datensatz nach einem bekannten Ereignis aktuell, ohne Daten manuell zu kopieren.
Fragen zur Workflow-Automatisierung
Nein. Ein Workflow kann Routineaktionen automatisieren und trotzdem für Genehmigungen, Prüfungen oder andere Entscheidungen pausieren, die menschliches Urteilsvermögen erfordern.
Wählen Sie einen wiederholten Prozess mit klaren Schritten, einem bekannten Verantwortlichen und einem Ergebnis, das Sie überprüfen können. Anfragen, Genehmigungen und Statusaktualisierungen haben oft diese Form.
Workflow-Automatisierung koordiniert Schritte und Übergaben über einen Prozess hinweg. Robotic Process Automation konzentriert sich darauf, dass ein Software-Bot eine bestimmte sich wiederholende Aufgabe in einer oder mehreren Anwendungen ausführt.
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