Geschäftsprozessautomatisierung, erklärt
Sie betrachtet ein Geschäftsergebnis von Anfang bis Ende. Diese breitere Sicht unterscheidet sie von der Automatisierung einer einzelnen isolierten Aufgabe.
Geschäftsprozessautomatisierung nutzt Software, um verbundene, wiederholbare Arbeit über Aufgaben, Teams und Systeme hinweg mit weniger manueller Bearbeitung auszuführen.
Beginnen Sie mit dem Prozess, nicht mit dem Tool
Erfassen Sie, was heute passiert, bevor Sie entscheiden, was automatisiert werden soll. Dokumentieren Sie den Auslöser, jede Übergabe, die erforderlichen Informationen und die für das Ergebnis verantwortliche Person.
Ein Prozess kann sich über Abteilungen erstrecken. Das Onboarding von Mitarbeitern kann beispielsweise Personalabteilung, Führungskraft, Finanzabteilung und das Team, das Systemzugriff bereitstellt, einbeziehen.
Automatisieren Sie die stabilen Teile
Klare, wiederholte Schritte sind gute Kandidaten für Automatisierung. Software kann einen Datensatz weiterleiten, einen Status aktualisieren oder eine Standardbenachrichtigung senden, wenn eine definierte Bedingung erfüllt ist.
Ausnahmen benötigen ebenfalls einen bewussten Weg. Wenn Informationen fehlen oder eine Anfrage außerhalb der Richtlinie liegt, sollte der Prozess sie an eine Person senden, anstatt stillschweigend den normalen Pfad zu erzwingen.
Begriffe der Geschäftsprozessautomatisierung
- Geschäftsprozess
- Eine verbundene Reihe von Aktivitäten, die ein definiertes Geschäftsergebnis erzeugt.
- Prozessverantwortlicher
- Die Person, die für die Funktionsweise eines Prozesses von Anfang bis Ende verantwortlich ist.
- Ausnahme
- Ein Fall, der dem normalen Prozess nicht folgen kann und eine separate Behandlung benötigt.
Was zuerst zu definieren ist
Das Ergebnis
Geben Sie an, was der Prozess erzeugen muss und wie Ihr Team erkennt, dass er abgeschlossen ist.
Die Verantwortlichen
Benennen Sie, wer jede Phase bearbeitet und wer entscheidet, wenn eine Ausnahme auftritt.
Die Systeme
Listen Sie auf, wo Informationen beginnen, wohin sie sich bewegen und welcher Datensatz maßgeblich ist.
Fragen zur Geschäftsprozessautomatisierung
Workflow-Automatisierung führt eine definierte Abfolge von Aufgaben aus. Geschäftsprozessautomatisierung kann mehrere Workflows, Teams und Systeme um ein breiteres Geschäftsergebnis herum verbinden.
Das kann sein. Ein Software-Bot kann eine sich wiederholende Aufgabe innerhalb eines größeren automatisierten Prozesses übernehmen, wie etwa die Übertragung von Informationen zwischen zwei Systemen.
Wählen Sie einen wiederholten Prozess mit klarer Verantwortlichkeit, stabilen Regeln und einem messbaren Ergebnis. Vermeiden Sie es, mit Arbeit zu beginnen, die sich ständig ändert oder von unklaren Entscheidungen abhängt.
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